Konferencja B2B, o której mówi cała branża. Kulisy SAP NOW Poland 2024 okiem monday

Organizacja dużych konferencji B2B to sztuka harmonijnego łączenia kreatywności, logistyki i precyzji w realizacji. SAP NOW, jedno z największych wydarzeń w branży technologicznej, co roku przyciąga liderów biznesu i ekspertów ze świata nowych technologii. Już czwarty rok z rzędu współpracowaliśmy przy organizacji tej konferencji – o tym, jak to wyglądało w 2024 roku przeczytacie niżej. O SAP NOW słów kilka…

SAP NOW to jedno z większych wydarzeń B2B w Polsce, skierowane do liderów biznesu oraz decydentów strategicznych (C-level). To konferencja, która łączy nowoczesne technologie, inspirujące prelekcje i networking. Organizacja takiego przedsięwzięcia wymaga nie tylko wiedzy o specyfice branży, ale przede wszystkim pełnego zrozumienia potrzeb wymagającej grupy docelowej.

monday od kuchni

W realizacji wydarzenia, szczególnie tak kompleksowego jak SAP NOW, liczy się każdy szczegół. Nasza rola? Koordynowaliśmy etapy przygotowań:

• Kreacja koncepcji wydarzenia – zaczęliśmy od podstaw: propozycje motywu przewodniego, narracji i opracowanie hasła konferencji. Przygotowaliśmy pomysły na atrakcje podczas networkingu oraz kreatywne materiały promocyjne – od personalizowanych zaproszeń po angażujące filmy video zapraszające uczestników do udziału w wydarzeniu.

• Tworzenie treści i komunikacja – kreowaliśmy kompleksowe treści wspierające wydarzenie – od strony landing page po mailingi, artykuły sponsorowane, a także posty w social mediach dla pracowników firmy i partnerów wydarzenia. Dbaliśmy, by każdy komunikat był spójny z motywem przewodnim konferencji, angażował odbiorców i skutecznie podkreślał unikalny charakter SAP NOW.

• Goście specjalni – ważnym elementem organizacji SAP NOW było także zaproszenie gości specjalnych, którzy dodatkowo zachęcą uczestników do wzięcia udziału w wydarzeniu. W tym roku udział Jurka Owsiaka wzbogacił program konferencji, a jego wystąpienie stało się jednym z najbardziej inspirujących momentów wydarzenia.

Efekty, które wypracowaliśmy

Komunikacja wokół wydarzenia miała trzy kluczowe cele: pozycjonowanie SAP jako lidera i wizjonera na rynku rozwiązań biznesowych, zaangażowanie ekspertów SAP do publikowania informacji o konferencji oraz zwiększenie rejestracji wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla z wybranych branż. Dzięki działaniom komunikacyjnym sprofilowanym pod specyfikę grupy docelowej, informacje o SAP NOW rozprzestrzeniły się szerokim echem w mediach i na LinkedIn, co bezpośrednio przyczyniło się do dynamicznego wzrostu liczby rejestracji przedstawicieli C-level.

Efekty naszych działań prezentuje poniższa grafika:

Wyzwania, które nas zmotywowały

Organizacja ostatniej edycji SAP NOW była wyjątkowa – zrealizowaliśmy równocześnie dwa eventy, ponieważ dzień po konferencji odbył się RISE with SAP Innovation Day. Wymagało to koordynacji pracy wielu partnerów, bieżącej komunikacji z klientem i elastyczności w działaniu.

W dynamicznym środowisku technologii B2B każde opóźnienie czy niedopatrzenie mogłoby wpłynąć na odbiór wydarzenia i efekt końcowy. Dlatego zespół Brand & Corporate skupił się na precyzji i efektywnej komunikacji, co przełożyło się na profesjonalną realizację.

Przepis na sukces według monday

Przy organizacji dużych eventów i konferencji branżowych ważne są:

• Dogłębna znajomość grupy docelowej: Nasza strategia opiera się na szczegółowej analizie potrzeb uczestników i specyfiki branży. Rozumiemy, co angażuje liderów biznesu i ekspertów technologicznych, dlatego nasze działania są precyzyjnie dopasowane pod grupę docelową.
• Wczesne planowanie: Rozpoczynając prace nad SAP NOW ponad sześć miesięcy przed wydarzeniem, zapewniliśmy sobie czas na dopracowanie każdego aspektu – od precyzyjnego harmonogramu po atrakcyjne treści promocyjne. Taki zapas czasowy pozwolił również na testowanie i wdrażanie nowych rozwiązań, jak videozaproszenia czy kreatywne zabiegi komunikacyjne, które przyczyniły się do zwiększenia efektywności działań.
• Elastyczność: W szybko zmieniającym się środowisku B2B kluczowa jest zdolność adaptacji. Współpracując z klientem, reagowaliśmy na bieżąco na nowe potrzeby i wyzwania. Dzięki temu wszystkie elementy wydarzenia – od agendy po komunikację – były zgodne z aktualnymi trendami i oczekiwaniami.
• Doświadczenie: Wiemy, które rozwiązania przynoszą najlepsze rezultaty. Dzięki temu potrafimy nie tylko spełnić oczekiwania klienta, ale również zaproponować innowacyjne pomysły, które wyróżniają wydarzenie na tle innych. Nasza wiedza operacyjna i strategiczna przekłada się na sprawną realizację oraz efektywność działań.

SAP NOW Poland 2024 to kolejny dowód na to, że organizacja eventów wymaga synergii kreatywności i precyzji od koncepcji aż po samą koordynację działań operacyjnych.

autor: Roksana Bralczyk, Account Executive, monday comms